Автоматизация управления архивом OpenText
Каждый документ компании имеет определенный жизненный цикл. Физические и электронные формы документов нуждаются в учете и упорядоченном хранении. При этом важна актуальность документа и обеспечение к нему быстрого доступа. Независимо от того, в физическом или электронном виде находится документ, он подлежит оперативному или долгосрочному хранению.
В оперативном хранении находятся документы, которые используются в бизнес-процессах на данный момент, и исполненные документы, подлежащие определенному сроку хранения (до 10 лет). В долгосрочное хранение передаются документы, которые нужно хранить более 75 лет или постоянно. Эти данные не уничтожаются даже при закрытии организации, а подлежат передаче в государственный архив.
С динамичным и слабоуправляемым документационным потоком у компании неизбежно возникают следующие проблемы:
Утеря и/или порча документации;
Неактуальная информация;
Несоответствие форм документов действующим нормам;
Затрудненный путь поиска документа.
Все это значительно замедляет и усложняет бизнес-процессы, что в результате приводит к завышенным тратам финансовых и трудовых ресурсов.
Для решения этих проблем компания Миотех предлагает свои услуги:
- Консалтинг по автоматизации архива, архивных процессов.
- Создание проекта по ведению и организации работы с архивом.
- Создание архива физических и облачных документов, связанных друг с другом.
- Управление контентом и действиями с ним (экспертиза ценности, уничтожение, поиск).
- Управление архивацией контента.
- Организация номенклатуры контента и его классификация.
Наше решение основывается на разработках компании OpenText и SAP, и предлагает следующие возможности для учета и хранения документов:
Выгоды от автоматизации управления архивом оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым:
- Создание единой эффективной системы хранения документов.
- Соответствие архивного дела законодательству и стандартам.
- Возможность массового запроса документов (например, для проверок контролирующими организациями).
- Оперативное управление классифицированным контентом сотрудниками в соответствии с уровнем доступа.
- Структуризация данных и надежное их хранение.
Компания «Норникель» успешно использует наши решения как инструменты для того, чтобы улучшить продуктивность своих внутренних и внешних процессов.
Свяжитесь с нашими экспертами, чтобы повысить эффективность своей компании.
