Автоматизация управления архивом OpenText

Управление оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым архивом

Каждый документ компании имеет определенный жизненный цикл. Физические и электронные формы документов нуждаются в учете и упорядоченном хранении. При этом важна актуальность документа и обеспечение к нему быстрого доступа. Независимо от того, в физическом или электронном виде находится документ, он подлежит оперативному или долгосрочному хранению.

В оперативном хранении находятся документы, которые используются в бизнес-процессах на данный момент, и исполненные документы, подлежащие определенному сроку хранения (до 10 лет). В долгосрочное хранение передаются документы, которые нужно хранить более 75 лет или постоянно. Эти данные не уничтожаются даже при закрытии организации, а подлежат передаче в государственный архив.

С динамичным и слабоуправляемым документационным потоком у компании неизбежно возникают следующие проблемы:

Все это значительно замедляет и усложняет бизнес-процессы, что в результате приводит к завышенным тратам финансовых и трудовых ресурсов.

Для решения этих проблем компания Миотех предлагает свои услуги:

Консалтинг по автоматизации архива, архивных процессов.
Создание проекта по ведению и организации работы с архивом.
Создание архива физических и облачных документов, связанных друг с другом.
Управление контентом и действиями с ним (экспертиза ценности, уничтожение, поиск).
Управление архивацией контента.
Организация номенклатуры контента и его классификация.

Наше решение основывается на разработках компании OpenText и SAP, и предлагает следующие возможности для учета и хранения документов:

Потоковое сканирование и доставка электронных образов документов из удаленных мест в Центр Обработки Данных (ЦОД);

Штрихкодирование томов дел и коробов;

Фиксирование места физического хранения документов;

Распознавание штрих-кодов, формируемых в учетных системах (1С, УПП, SAP, ERP);

Распознавание реквизитов документов типовых форм, формируемых в учетных системах;

Создание регистрационных карточек (РК) документов, обогащение их реквизитами из учетных форм;

Формирование связи между объектами в учетных системах и РК документов в подсистеме хранения;

Создание объектов в учетных системах со ссылкой на электронные образы документов, подтверждающих хозяйственные операции;

Возможность поиска документов в электронном архиве по всем реквизитам РК;

Возможность определения физического места хранения документа по штрих-коду короба/тома;

Возможность выгрузки электронных образов подтверждающих документов (для формирования отчетности контролирующим органам);

Мониторинг хода обработки документов в режиме онлайн;

Статистика обработки документов и формирование информационных панелей;

Процессный анализ – выявление узких мест в процессе и механизмах обработки документов;

Подсчет и выгрузка КПЭ;

Массовый запрос документов из архива;

Журнал запросов и перемещений документов;

Уничтожение документов в соответствии с законодательством или регламентам компании.

Выгоды от автоматизации управления архивом оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым:

Создание единой эффективной системы хранения документов.
Соответствие архивного дела законодательству и стандартам.
Возможность массового запроса документов (например, для проверок контролирующими организациями).
Оперативное управление классифицированным контентом сотрудниками в соответствии с уровнем доступа.
Структуризация данных и надежное их хранение.

Компания «Норникель» успешно использует наши решения как инструменты для того, чтобы улучшить продуктивность своих внутренних и внешних процессов.

Свяжитесь с нашими экспертами, чтобы повысить эффективность своей компании.

Автоматизация управления архивом OpenText

Заявка на внедрение