АРХИВ
Работы по организации архива стоит начать с постановки задачи.
Какие документы вы собираетесь в нем хранить? Как правило архивы подразделяются на краткосрочные и долгосрочные.
В краткосрочных архивах документы обычно хранятся не более 3 лет. Спустя три года потребность в них исчезает. Долгосрочный архив подразумевает хранение данных без ограничения срока. Обычно туда попадают договоры и документы сотрудников.
Помимо системы хранения данных системы архивирования включают себя:
- системы сканирования,
- системы распознавания данных (OCR),
- системы индексирования и распознавания штрих-кодов.
Корректно настроенное архивное программное обеспечение может в прозрачном для пользователя режиме обрабатывать входящие неструктурированные документы. Примером таких документов являются счета, электронные письма, факсимильные сообщения, а также бумажные письма.
Работы по сканированию и распознаванию могут осуществляться как своими силами, так и передаваться внешнему исполнителю. При сканировании и последующем распознавании документ может быть встроен в имеющийся поток ERP-системы и быть доступным из её интерфейса.
Помимо этого, документ может быть прикреплен вручную к определенной транзакции, тем самым увеличив скорость процессинга. Это касается не только отсканированного бумажного документа, но и электронного, а также электронных писем.
На рынке есть достаточно зрелые и уже зарекомендовавшие себя решение — некоторым из них уже почти два десятка лет.
Работа с электронными документами увеличивает скорость документооборота до 70%. Электронный архив позволяет освободить организацию от необходимости хранения бумажных документов и существенно снизить риск их потери. Системы резервного копирования позволяют хранить дубликаты базы данных на географически распределенных серверах, что позволяет сохранить их даже при наступлении форс-мажорных обстоятельств.
Электронные версии документов безопасно хранятся на защищенных серверах благодаря тому, что предлагаемые нами архивные решения поддерживают всех ведущих вендоров систем хранения данных.
Наиболее полезные функции систем, обеспечивающих работу электронного архива:
- возможность создания правил сортировки и хранения документов;
- возможность использования фильтров и поиска по тэгам;
- осуществление выгрузки документов из системы «пачкой» (т.е. счет, счет-фактура, товарная накладная по отдельно взятому договору);
- выгрузка по контрагенту за период (требуется для оперативного ответа на запросы налоговой при сверке НДС)
- возможность хранения информации о физическом местоположении документа (когда бумажная версия находится в хранилище, удобным является возможность просмотра информации о месте хранения с разной степенью детализации – город, склад, помещение, поддон, номер коробки, номер папки).
Доступ к документам, хранящимся в электронном архиве, может быть осуществлен пользователями, находящимися в разных точках земного шара. Все пользователи, в независимости от их часового пояса могут получить доступ к последней версии документов.
Архивное хранение уменьшает размер данных. Это позволяет снизить размер постоянно увеличивающейся базы данных ERP-системы на 20-40%, уменьшить административный ресурс на её обслуживание, а также уменьшить стоимость её владения.
