система кадрового электронного документооборота
Прием и перевод сотрудников, согласование и подпись кадровых документов становятся проще с решением по внедрению электронного кадрового документооборота от компании «Миотех».
Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) оптимизирует работу HR-департамента: сотрудники с электронной подписью могут пересылать, согласовывать и заверять необходимые документы внутри системы, не отказываясь от привычных рабочих инструментов. Файлы можно получить, не посещая отдел кадров: нужно просто отправить запрос по почте или SMS.
Существующие готовые решения по ведению кадрового документооборота не могут одновременно охватить системы, задействованные в бизнес-процессах компании: личный кабинет, ЗУП, внутренние базы данных и прочие. В отличие от них, решение КЭДО от «Миотех» собирает и донастраивает все имеющиеся в компании ресурсы, объединяя их в эффективный бизнес-инструмент.
Решение удобно для организаций, работающих с электронными или бумажными носителями: благодаря ему переход в цифровой формат пройдет максимально мягко и в соответствии с требованиями законодательства.
50% основных кадровых операций можно перевести на удаленное управление с применением ПЭП. Более половины крупных предприятий уже перешло с бумажного документооборота на электронное кадровое делопроизводство, чтобы эффективно экономить время, деньги и рабочие ресурсы:
- Ускоряются кадровые мероприятия
- Снижаются риски возникновения ошибок
- Сокращаются расходы на хранение и архивирование данных
- Уменьшается время выполнения рутинных операций
У системы интуитивно понятный пользовательский интерфейс, а работать в ней можно из любой точки.
Эффективное HR-администрирование
- Прием сотрудников удаленно
- Контроль выполнения задач
- Составление отчетов и графиков
- Управление кадровыми процессами
Централизованное управление контентом
- Оформление личных дел сотрудников
- Поиск и просмотр досье
- История запросов
- Разрешения и допуски
Масштабное управление информацией
- Отслеживание жизненного цикла документа
- Проверки на соответствие внутренним и внешним нормативам
- Учет и регистрация операций
- Аудит данных
Доступные коммуникации между сотрудниками
- Удобный интерфейс
- Мгновенный обмен файлами и синхронизация
- Чат-боты и виртуальные приемные
КЭДО легко управлять, поэтому сотрудникам не придется тратить много времени на обучение работе с ним и осваивать сложные материалы.
КЭДО – это:
обмен документами становится дешевле в 7 раз; отсутствуют дубликаты и лишние копии; не нужны затраты на содержание бумажного архива
удаленное подписание и согласование документов по электронной почте или SMS без привязки к офису
документы быстро обрабатываются, а электронная подпись для сотрудников моментально генерируется внутри системы
единое хранилище электронных документов и принятых решений значительно сокращает объемы бумажного архива и затраты на его содержание
КЭДО работает со всеми поставщиками ЭП и любыми платформами клиента
прозрачная и быстрая логистика движения кадровых документов, отслеживание изменений документов, хранение истории запросов
несколько уровней доступа пользователей для работы с документами, защищенное перемещение сведений между сотрудниками
документы и операции проходят несколько автоматизированных проверок, в том числе на соответствие юридическим и кадровым нормативам; оригинальные экземпляры защищены от порчи или утери
1 тонна бумаги – это 24 дерева и более 30 тонн воды; уход предприятий от бумажного оборота ежегодно сохраняет сотни гектаров леса
активная цифровизация производства и бизнеса увеличивает прибыль
Проблематика
Недостатки стандартного бумажного кадрового документооборота не только замедляют организационные бизнес-процессы, но и существенно расходуют бюджет:
- На одного сотрудника формируется 30-50 уникальных кадровых документов
- Физическая распечатка, поиск, согласование документов занимает от 1 дня до нескольких недель
- Утрата и порча данных приводит к штрафным санкциям и судебным разбирательствам
- Высокая стоимость и перерасход бумаги
- Несвоевременное обновление нормативной базы
- Высокие риски возникновения ошибок и большие трудозатраты во время проверок
- Сотрудникам и управляющим затруднительно быстро получать нужную информацию
КЭДО выполняет основные функции HR и работает со всеми типами кадровых документов:
заявления, письма с предложением о работе, трудовой договор, должностные инструкции
удаленное согласование графиков, оформление отпускных выплат и сопутствующих документов
договоры, приказы, соглашения о неразглашении, платежные ведомости, медицинские справки, повышения и переводы сотрудников, налоги, ученические договоры, материальная ответственность
льготы, премии, справки о доходах, пенсии, расчетные листы
заявления об уходе, уведомления о расторжении трудового договора
Решение КЭДО от «Миотех» кроссплатформенно и может быть реализовано на основе любых IT-систем, в том числе уже существующих в организации. Наши специалисты быстро обучат ваш персонал работать в новой системе кадрового электронного документооборота и помогут решить любые вопросы, связанные с КЭДО.
Решение, которое помогает реализовать переход на электронный кадровый документооборот:
Sign.Me
Оставьте заявку в форме ниже, чтобы перейти на современную систему кадрового электронного документооборота.
