Гражданский кодекс Российской Федерации уже довольно давно содержит в себе информацию и об электронной подписи (ст. 160 п. 2), и об электронных документах (ст. 434, пп. 1,2). Приказом ФНС РФ от 28.11.2016 № ММВ-7-6/643@ было формализовано 17 видов документов, для которые существует стандартизированное описание XML-структуры. Это позволяет использовать их для удобного взаимодействия с автоматизированными системами.

Статья 6, пункт 1 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

«Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе»

В свою очередь, российские суды уже несколько лет принимают электронные документы. Список форматов достаточно широк: PDF, JPEG, JPG, PNG, TIFF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT.

Требования судов к электронным документам

• Формат файла обращения: PDF с возможностью копирования текста.
• Формат текстовых документов: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT.
• Формат графических документов: PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF.
• Размер: не более 30 Мб.

Название: содержит наименование документа и количество листов (пример,  Договор_18а_от_12.12.2018_8л.pdf»).

Электронные документы в таком случае подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которую можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Актуальный список таких центров вы можете найти на сайте Минкомсвязи РФ: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/

Для заверения электронного образа документа достаточно простой электронной подписи, но это не исключает использований усиленной квалифицированной. Образ создается путем сканирования бумажного варианта. Именно поэтому второе его названия – скан-копия.

Требования судов к электронным образам документов:

• Масштаб: 1:1.
• Цвет: в большинстве случаев черно-белый либо серый; цветной в случае наличия в документе цветного текста или изображений, имеющих значение для дела.
• Качество: 200-300 DPI.
• Дополнительно: должна обеспечиваться сохранность всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности (например, графические подписи, печати и штампы организации.
• Формат: PDF с возможностью копирования текста.
• Размер: не более 30 Мб.

Есть негативный опыт хранения файлов на дискетах и оптических дисках – спустя какое-то время данные с них не могли быть прочитаны.

Благодаря развитию технологий хранения данных, сильно снизилась стоимость размещениях файлов на физических носителях. Ваши данные могут храниться не только на разных жестких дисках, но и находиться в разных зданиях, городах и даже странах. При необходимости можно осуществлять предварительное шифрование резервных копий, а также регулярную проверку их целостности.

Формат документа может устареть. В таком случае я не смогу открыть его через несколько лет, когда он понадобится.

Новые версии программного обеспечения, выпускаемые вендорами с мировым именем (например, офисные пакеты компании Microsoft), поддерживают старые форматы основных документов. Действительно, существуют некоторые форматы, которые не поддерживаются государственными органами, но эта проблема решается существующими конверторами форматов.

1. Подготовка нормативной документации

Разработка документов и методологии, которая будет описывать порядок внедрения ЮЗЭДО в вашей компании.

2. Разработка инфраструктуры открытых ключей (PKI).

Разработка архитектуры для управления открытыми ключами. Как правило, она состоит из центра сертификации, конечных пользователей. Возможно включение в неё центра регистрации, а также сетевого справочника.

3. Разработка IT системы, позволяющей производить обмен электронными документами с другими организациями.

Одно лишь наличие в компании СЭДО, по умолчанию не гарантирует возможности передачи документов во вне. Исключением являются ситуации, когда на этапе проектирования системы электронного документооборота уже было понимание, что спустя какое-то время предприятие будет переходить на ЮЗДО. В таком случае такая возможность может быть уже заложена в архитектуре ЭДО.

4. Аудит и обновление действующей СЭДО

Исходя из нашего опыта, имеющаяся IT инфраструктура требует модернизации. Чаще всего речь идет о закупке нового серверного оборудования и систем хранения данных. Также стоит отметить, что устаревшее сетевое оборудование может помешать достижению желаемых скоростей передачи данных.

5. Интегрирование электронной подписи в используемые приложения

Пакет программного обеспечения отличается от организации к организации, но в большинстве случаев доработка проходит без существенных осложнений и временных издержек.

6. Обучение сотрудников

Не смотря на разработку комплекта документации на шаге 1, определяющего порядок работы с электронной подписью, мы рекомендуем завершать внедрение развитием соответствующей компетенции ваших сотрудников.

Какие подразделения и сотрудники обычно задействуются в процессе внедрения ЮЗЭДО?

• Руководство организации
• Департамент ИТ
• Юристы
• Бухгалтерия
• Отдел кадров
• Отдел делопроизводства
• Специалисты отдельных направлений (зависит от рода вашей деятельности)

1. Методологическая подготовка.
2. Перенос внутренних документов организации в безбумажный вид.
3. Перенос первичных документов бухгалтерии в безбумажный вид.
4. Переход к электронному документообороту с внешними организациями.
5. Внедрение в действующую систему электронного документооборота функции, обеспечивающей взаимодействие с первичными бухгалтерскими документами.
6. Создание архива.
7. Поддержка и развитие.