МИОТЕХ

МИОТЕХ
МИОТЕХ

ТЕХНОЛОГИИ

Юридически значимый документооборот

sh_rus

Наметившаяся тенденция говорит о том, что рано или поздно все организации перейдут на безбумажный документооборот. Безусловно, одной из причин является наличие на рынке программного обеспечения множества технических решений, позволяющих внедрить процесс работы документов в организации в безбумажном варианте.

По данным ассоциации «Разработчиков и операторов систем электронных услуг» число документов, передающихся в электронном виде, увеличивается год от года. Лидерами в рейтинге таких документов являются УПД, счета-фактуры и товарные накладные по форме ТОРГ-12. По информации полученной с сайта РОСЭУ эти 3 документа составили большую часть всего потока ЮЗДО в 2018 году.

Юридически значимые электронные документы 1 квартал 2018 2 квартал 2018 3 квартал 2018 4 квартал 2018 Итого 2018

УПД

14 655 683 9 633 721 9 693 569 11 370 167 45 353 140

Счета-фактуры

6 143 962 6 127 131 6 535 858 7 933 799

26 740 750

Торг-12

3 874 261 3 762 960 3 867 556 4 972 049

16 476 826

Формализованные акты

1 257 720 1 366 113 1 468 090 1 690 686

5 782 609

Иные документы

12 174 877 1 341 440 15 000 668 19 791 195

48 308 180

Всего 38 106 503 22 231 365 36 565 741 45 757 896

142 661 505

Электронный документооборот решает большую часть проблем, связанных с классическим бумажным.

Недостатки бумажных документов

  • низкая скорость передачи документов;
  • низкая степень контроля изменений;
  • неудобство коллективной работы;
  • легче потерять;
  • сложнее осуществлять сверку;
  • практически невозможно измерять время работы над документом и проводить аналитику;
  • издержки на приобретение бумаги;
  • выше стоимость хранения;
  • сложность поиска информации;
  • бумага со временем желтеет и ветшает.

Считается, что если в организации небольшой штат и количество контрактов в портфеле можно посчитать по пальцам одной руки, то этими недостатками можно и пренебречь. Однако это справедливо до тех пор, пока ваши партнеры не перешли на электронный документооборот. В таком случае они могут начать требовать от вас того же, включая эти пункты в новые договоры.

Гражданский кодекс Российской Федерации уже довольно давно содержит в себе информацию и об электронной подписи (ст. 160 п. 2), и об электронных документах (ст. 434, пп. 1,2). Приказом ФНС РФ от 28.11.2016 № ММВ-7-6/643@ было формализовано 17 видов документов, для которые существует стандартизированное описание XML-структуры. Это позволяет использовать их для удобного взаимодействия с автоматизированными системами.

Статья 6, пункт 1 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

«Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе»

В свою очередь, российские суды уже несколько лет принимают электронные документы. Список форматов достаточно широк: PDF, JPEG, JPG, PNG, TIFF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT.

Требования судов к электронным документам

  • Формат файла обращения: PDF с возможностью копирования текста.
  • Формат текстовых документов: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT.
  • Формат графических документов: PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF.
  • Размер: не более 30 Мб.

Название: содержит наименование документа и количество листов (пример,  Договор_18а_от_12.12.2018_8л.pdf»).

Электронные документы в таком случае подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которую можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Актуальный список таких центров вы можете найти на сайте Минкомсвязи РФ: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/

Для заверения электронного образа документа достаточно простой электронной подписи, но это не исключает использований усиленной квалифицированной. Образ создается путем сканирования бумажного варианта. Именно поэтому второе его названия – скан-копия.

Требования судов к электронным образам документов:

  • Масштаб: 1:1.
  • Цвет: в большинстве случаев черно-белый либо серый; цветной в случае наличия в документе цветного текста или изображений, имеющих значение для дела.
  • Качество: 200-300 DPI.
  • Дополнительно: должна обеспечиваться сохранность всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности (например, графические подписи, печати и штампы организации.
  • Формат: PDF с возможностью копирования текста.
  • Размер: не более 30 Мб.

Есть негативный опыт хранения файлов на дискетах и оптических дисках – спустя какое-то время данные с них не могли быть прочитаны.

Благодаря развитию технологий хранения данных, сильно снизилась стоимость размещениях файлов на физических носителях. Ваши данные могут храниться не только на разных жестких дисках, но и находиться в разных зданиях, городах и даже странах. При необходимости можно осуществлять предварительное шифрование резервных копий, а также регулярную проверку их целостности.

Формат документа может устареть. В таком случае я не смогу открыть его через несколько лет, когда он понадобится.

Новые версии программного обеспечения, выпускаемые вендорами с мировым именем (например, офисные пакеты компании Microsoft), поддерживают старые форматы основных документов. Действительно, существуют некоторые форматы, которые не поддерживаются государственными органами, но эта проблема решается существующими конверторами форматов.

  1. Подготовка нормативной документации

Разработка документов и методологии, которая будет описывать порядок внедрения ЮЗЭДО в вашей компании.

  1. Разработка инфраструктуры открытых ключей (PKI).

Разработка архитектуры для управления открытыми ключами. Как правило, она состоит из центра сертификации, конечных пользователей. Возможно включение в неё центра регистрации, а также сетевого справочника.

  1. Разработка IT системы, позволяющей производить обмен электронными документами с другими организациями.

Одно лишь наличие в компании СЭДО, по умолчанию не гарантирует возможности передачи документов во вне. Исключением являются ситуации, когда на этапе проектирования системы электронного документооборота уже было понимание, что спустя какое-то время предприятие будет переходить на ЮЗДО. В таком случае такая возможность может быть уже заложена в архитектуре ЭДО.

  1. Аудит и обновление действующей СЭДО

Исходя из нашего опыта, имеющаяся IT инфраструктура требует модернизации. Чаще всего речь идет о закупке нового серверного оборудования и систем хранения данных. Также стоит отметить, что устаревшее сетевое оборудование может помешать достижению желаемых скоростей передачи данных.

  1. Интегрирование электронной подписи в используемые приложения

Пакет программного обеспечения отличается от организации к организации, но в большинстве случаев доработка проходит без существенных осложнений и временных издержек.

  1. Обучение сотрудников

Не смотря на разработку комплекта документации на шаге 1, определяющего порядок работы с электронной подписью, мы рекомендуем завершать внедрение развитием соответствующей компетенции ваших сотрудников.

Какие подразделения и сотрудники обычно задействуются в процессе внедрения ЮЗЭДО?

  • Руководство организации
  • Департамент ИТ
  • Юристы
  • Бухгалтерия
  • Отдел кадров
  • Отдел делопроизводства
  • Специалисты отдельных направлений (зависит от рода вашей деятельности)
  1. Методологическая подготовка.
  2. Перенос внутренних документов организации в безбумажный вид.
  3. Перенос первичных документов бухгалтерии в безбумажный вид.
  4. Переход к электронному документообороту с внешними организациями.
  5. Внедрение в действующую систему электронного документооборота функции, обеспечивающей взаимодействие с первичными бухгалтерскими документами.
  6. Создание архива.
  7. Поддержка и развитие.

Заявка на внедрение



Реализованные проекты

АльфаСтрахование
АльфаСтрахование
Один из первых проектов нашей компании. Работа с бумажными удостоверяющими личность документами, для ускорения процесса оформления дополнительного страхования
Мегафон
Крупнейшие проект для телекоммуникаций, полный цикл работы с электронными и бумажными документами, переход на внутренний безбумажный документооборот с сотрудниками ОЦО Мегафон возглавляет тройку лидеров по эффективности
Металлоинвест
Не зря общий центр обслуживания в «Металлоинвест» называется «МКС» - проект получился такой же космический! Автоматические проводки, конструктор договоров, роботы – все это поджидает вас на каждом шагу.
Норникель
Компания «Норникель» выступает флагманом для своих коллег по отрасли в вопросах цифровизации. Управление договорами, СЭД, электронная канцелярия, продвинутая аналитика и многие другие наши решения входят в рабочий набор инструментов для повышения эффективности компании.
Роснефть
ГК Роснефть наш давний партнер. Автоматизированный ОЦО в Саратове, автоматические проводки в учетной системе, все это наши общие достижения. Сейчас закупочная площадка стала одним из первых получателей нашего сервиса по аутсорсингу обработки поступающих документов.
Спортмастер
Крупнейший международный проект в сфере продажи одежды. Его особенностью стала работа с документами от международных поставщиков, вплоть до китайских инвойсов.