Общие центры обслуживания
ОЦО (англ. Shared Service Center ) — это специально создаваемые бизнес-единицы внутри структуры фирмы, которые консолидируют административно-управленческие функции, такие как:
- бухгалтерский учет,
- работа с персоналом,
- закупки,
- договорная работа,
- информационные технологии.
Ключевая идея ОЦО заключается в оптимизации работы бэк-офиса и увеличения уровня профессионализма выполняемых задач. Тот объем работ организации, который традиционно выполнялся сотрудниками с различным уровнем знаний и опыта, в случае внедрения ОЦО выполняется экспертами именно из этой области.
Мировая практика в этом направлении начала развиваться уже в 80-х годах прошлого века, в то время как в России первые ОЦО начали открываться лишь в 2000-х.
Основной идеей централизации является сокращение собственных издержек. Следующим этапом развития ОЦО является бизнес на его основе. Благодаря предоставлению услуги на аутсорс, появляется возможность не только снижениях собственных затрат, но и заработка.
Среди оцениваемых параметров ОЦО можно особо отметить среднюю скорость обработки определенного вида документа с момента его сканирования. Именно благодаря высокой скорости достигается положительный результат и экономия.
Обычно методология внедрения ОЦО включает в себя 5 основных этапов:
- Анализ.
- Технико-экономическое обоснование.
- Планирование.
- Миграция.
- Оптимизация.
Наша команда готова подключиться на любом этапе становления вашего ОЦО. Не важно, вы только начали задумываться о выводе функций бэкофиса, находитесь на одном из промежуточных этапов или же у вас уже есть достаточно зрелый общий центр обслуживания.
Помимо головного офиса в Москве, у нас есть представительства в Московской области, Санкт-Петербурге, Саратове, Перми, и Праге. В состав нашей команды входят специалисты разносторонних профилей: ритейл, нефтегазовая отрасль, добыча полезных ископаемых и другие. Это позволяет нам браться за действительно сложные проекты.
Если вы стоите в начале пути, то мы проведем комплексный анализ бизнес-процессов вашей компании. По окончании обследования вы получите список рекомендованных к передаче в ОЦО функций.
Мы проведем для вас все экономические расчеты “as is” и “to be”. На этапе ТЭО предоставим обоснованные выводы об окупаемости проекта. Хотим обратить внимание, что не всегда компаниям целесообразно заниматься построением собственного ОЦО. В некоторых случаях мы рекомендуем перевести ряд функций в действующие ОЦО.
Популярной услугой на этом этапе является проведение исследования по географическому размещению вашего центра.
Для выполнения этой задачи мы используем трёхфакторную модель:
- Специфика компании-заказчика (необходимость близости ОЦО к штаб-квартире и филиалам, необходимость знания иностранных языков, часовые пояса с которыми ОЦО должен взаимодействовать).
- Оценка региона (численность населения, развитость инфраструктуры, стоимость жизни, стоимость недвижимости, уровень образования, количество выпускников профильных ВУЗов, отсутствие конкурентных ОЦО, инвестиционный климат).
- Оценка трудовых ресурсов (качество и доступность рабочей силы, размер среднемесячной заработной платы работников необходимых специальностей).
По нашему опыту, перевод функций в ОЦО занимает от 3 до 12 месяцев, в зависимости от зрелости компании. На этапе планирования мы предоставляем вам дорожную карту проекта, а также все необходимые детали. Например, в рамках проекта, наши специалисты могут провести консультацию по налоговым вопросам.
Одним из важнейших этапов развития ОЦО является внедрение в вашей компании единой системы электронного документооборота. Она должна быть интегрирована во все учетные системы, в которых ведется учет и отражение операций. Вместе с системой электронного архива он автоматизируют все процессы управленческого документооборота, связанные с жизненным циклом информации и организационно-распорядительной документации.
Для решения этой задачи мы используем технологии потокового сканирования, оптического распознавания символов, штрихкодирования и резервного копирования между филиалами.
На этапе интеграции электронной подписи на предприятии начинается создание юридически значимого документооборота. Наши сотрудники имеют обширную базу знаний в этой сфере и отслеживают все тенденции законодательства.
Наша команда уже выполнила проекты по переведению функций в ОЦО в следующих организациях:
- ГМК «Норникель»
- Мегафон
- ТНК-BP
- Альфастрахование
- Zurich
- КазМунайГаз
- Металлоинвест.
Если у вас уже есть достаточно общий центр обслуживания, то мы можем провести анализ его зрелости. У нашей команды есть опыт превращения действующего центра обслуживания в конкурентного участника рынка аутсорс услуг.
